Con el objetivo de cumplir con la Ley General de Archivos y fortalecer la organización, conservación y control de los documentos oficiales, el Ayuntamiento de Nogales llevó a cabo la instauración e instalación del Grupo Interdisciplinario, órgano encargado de regular los procesos de gestión documental en las unidades administrativas.

La coordinadora de Archivos, Liliana Toledo Guzmán, explicó que este grupo tendrá la responsabilidad de vigilar y definir la vigencia y el valor documental, así como establecer los plazos en los que los documentos deben permanecer en sus distintas fases de resguardo.

“Este es un paso muy importante mandatado por la Ley General de Archivos. El Grupo Interdisciplinario tiene la obligación de determinar el valor y la vigencia documental, lo que implica definir los plazos en los que los documentos deben permanecer en fases activas, semiactivas y, posteriormente, realizar las transferencias al archivo histórico”, señaló.

Detalló que el grupo estará integrado por representantes de áreas estratégicas, con el propósito de garantizar una visión integral en la toma de decisiones relacionadas con los archivos institucionales.

“El grupo debe conformarse por la Coordinación de Archivos, el responsable del archivo histórico, las áreas de transparencia, jurídica e informática —en este caso Innovación—, así como por áreas estratégicas de planeación y mejora continua. En esta primera etapa se realiza únicamente la instalación; en sesiones posteriores participarán de manera estratégica representantes de los archivos de trámite de las distintas unidades administrativas”, explicó.

Asimismo, destacó que uno de los principales objetivos para el primer año de trabajo será definir el momento en que los documentos deben pasar de los archivos de trámite al archivo de concentración, proceso clave para la correcta gestión documental.

“Este grupo determinará cuándo los documentos que se generan diariamente en las unidades administrativas deben pasar de una fase activa a un archivo de concentración. Actualmente no contamos con archivos de concentración, pero su creación es uno de los objetivos prioritarios de este primer año. La importancia de este proceso radica en el cumplimiento de la ley, el fortalecimiento de la transparencia, la organización institucional, la protección de la memoria histórica y la garantía del derecho de acceso a la información”, concluyó.